- Процес передачі трудових книжок
- створення комісії
- Як складати документ
- Як оформляти акт прийому-передачі трудових книжок
- Зразок складання акту прийому-передачі трудових книжок
Наша сеть партнеров Banwar
Ведення і зміст трудових книжок на підприємстві має вестися в певному порядку. Зокрема, існують суворі норми щодо передачі даних документів від одного співробітника іншому. Ця процедура проводиться в тих випадках, коли, наприклад, відбувається звільнення працівника, в компетенцію якого входило робота з трудовими книжками або ж переклад його на іншу посаду.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акту прийому-передачі трудових книжок .doc Завантажити зразок заповнення акту прийому-передачі трудових книжок .doc
Процес передачі трудових книжок
Просто так взяти і передати трудові книжки не можна.
- Спочатку необхідно видати від імені керівника компанії наказ, в якому буде вказана необхідність передачі документів і призначено новий відповідальна особа.
- Потім на підставі цього наказу проводиться безпосередня передача трудових книжок, вкладишів в них і чистих бланків, яка повинна супроводжуватися їх ревізією, тобто оглядом, перевіркою, і підрахунком.
Інформація про передачу оформляється спеціальним актом, крім того, це дія бути зафіксовано в журналі обліку руху трудових книжок.
Якщо дотримати всю процедуру «від а до я», то ризик зіткнутися з втратою документів, виникненням розбіжностей і суперечок з приводу них знизиться до мінімуму. Грамотно проведений процес дозволяє також зняти з нового працівника відповідальність адміністративного характеру за відсутність тих чи інших трудових книжок або вкладишів.
створення комісії
Якщо підприємство велике і документів, що підлягають передачі багато, то для проведення та оформлення цієї процедури необхідно створення спеціальної комісії. У неї можуть увійти співробітники різних підрозділів фірми, у складі не менше двох осіб. Комісія також призначається шляхом випуску окремого наказу керівника компанії.
Завдання комісії - перевірити всі трудові книжки перебувають на місці, упевнитися в тому, що всі необхідні записи наявні та відповідають дійсності, а також запевнити факт передачі від однієї особи іншій.
Як складати документ
Єдиного, обов'язкового до застосування, уніфікованого зразка акту прийому-передачі трудових книжок немає. Компанії можуть вибрати один з дух способів:
- або кожен раз писати акт в довільній формі (що не дуже зручно),
- або розробити шаблон документа, виходячи зі свого бачення і потреб, але в цьому випадку він повинен бути затверджений в обліковій політиці організації.
Незалежно від того, на якому варіанті зупиниться підприємство, акт обов'язково повинен включати в себе наступні дані:
- інформацію про компанію,
- складі комісії, яка бере участь в передачі документів,
- відомості про самих трудових книжках, вкладиші в них і нових бланках - це краще оформити у вигляді таблиці.
Бланк акта про прийом-передачу може включати в себе один лист або ж кілька - якщо документів велика кількість. Всі листи слід скріпити суворої ниткою, потім на останній зовнішньої сторінці поруч з кріпленням поставити печатку і написати кількість листів, дату оформлення акта і засвідчити ці відомості потрібними підписами.
При заповненні акту прийому-передачі трудових книжок важливо прагнути не допускати помилок і помарок, оскільки внесення в нього недостовірних або навіть неправдивих відомостей може обернутися неприємними наслідками для відповідальних співробітників. Якщо ж помилок уникнути не вдалося, їх слід акуратно підкоригувати і запевнити написом «виправленому вірити». Не треба забувати про те, що в разі необхідності, документ може послужити доказом при вирішенні розбіжностей через судову інстанцію.
Як оформляти акт прийому-передачі трудових книжок
Акт про прийом-передачу трудових книжок можна писати як на простому аркуші А4 формату, так і на фірмовому бланку організації (найбільш прийнятний варіант, оскільки в цьому випадку в нього відразу внесені реквізити підприємства). Оформляти документ можна як в рукописному вигляді, так і в друкованому - ніякої різниці тут немає.
Важливо дотримати одне непорушне умова: акт повинен містити «живі» автографи всіх членів комісії або беруть участь у передачі-приймання трудових книжок осіб, а також стверджує підпис директора.
Ставити печатку на ньому не обов'язково, оскільки починаючи з 2016 року юридичні особи звільнені від необхідності візувати печатками і штампами свої папери.
Складається акт в одному примірнику, який після оформлення належним чином і остаточного завершення прийому-передачі документів передається на зберігання до архіву компанії, де він і повинен утримуватися протягом встановленого законом періоду.
Зразок складання акту прийому-передачі трудових книжок
Заповнення інформаційної шапки документа
- Спочатку посередині рядка пишеться повне найменування компанії і назва документа.
- Потім вказується дата складання акта і населений пункт, в якому зареєстрована організація.
- Після цього справа (або зліва - це ролі не грає) відводиться кілька рядків для затвердження керівником фірми: тут треба вписати його посаду, прізвище-ім'я-по батькові, а також поставити дату затвердження.
- Далі вписується співробітник, який передає трудові книжки і співробітник, який їх приймає: тут також вказуються їх посади та персональні дані.
Заповнення переліку трудових книжок і вкладишів
Таблиця, в яку вписується все найголовніше про трудові книжки:
- прізвища-імена та по батькові власників,
- серії та номери документів,
- наявність вкладишів,
- а також окремо пишуться необхідні примітки: стан, відомості про записи, затребуваності або незатребуваності і т.д.
Під таблицею вказується загальна кількість внесених в акт документів.
Друга таблиця відображає інформацію про вкладишах і чистих бланках трудових книжок, що зберігаються на підприємстві. Тут так само фіксуються їх серії і номера, але ніякі додаткові дані можна не вказувати.
На завершення акт необхідно засвідчити підписами передавального і приймаючої співробітника, а також членів комісії, які брали участь в процедурі передачі трудових книжок. У всіх у них потрібно вказати посади, а підписи повинні бути з розшифровками.
